[E-mails] Mensagem de cobrança: modelos para usar em modo amigável

Uma mensagem de cobrança é algo que nenhum funcionário do financeiro deseja ter que enviar, não é mesmo?

Entretanto, ela se torna necessária quando existe uma pendência financeira, seja com uma pessoa física ou empresa.

Logo, antes de declarar aquela receita como ‘’perdida’’, a melhor alternativa sempre é conversar com o inadimplente e, para isso, uma mensagem estruturada faz toda a diferença para recuperar seu crédito.

Neste post, você vai saber como enviar estas notificações de forma coesa e efetiva. Fora isso, disponibilizamos no final um botão que vai te dar acesso a um modelo gratuito de mensagem de cobrança testado e aplicado por diversos Gerentes Financeiros.

Mas antes, como aplicar uma mensagem de cobrança de forma eficaz?

Para que a sua notificação seja mais bem compreendida, é necessário que alguns conceitos estejam inclusos nela, como:

1# Seja amigável nos primeiros contatos

De fato, ninguém gosta de ser cobrado. Portanto, sempre adote um tom amistoso em sua primeira mensagem de cobrança. É interessante que seja algo parecido com:

Oi Fulano, tudo bem?

Estamos com uma pendência em aberto, referente ao [produto/serviço] que você (ou a empresa X) adquiriu no valor de R$XX, no [dia/horário].

Você consegue me ajudar e quitar o valor?

Se não for possível neste momento, podemos ver uma alternativa.

Abraço, ”Ciclano da Silva’

Nota como essa comunicação é menos invasiva e amigável? Ela costuma aumentar (e muito) sua propensão de pagamento.

”Mas por quê”, você pergunta.

É simples: Pessoas não gostam de ser tratadas como ”mais um’‘ ou de maneira ríspida.

Logo, essa comunicação quebra essa barreira e cria um ambiente mais amigável. No caso, como a cobrança em si já é um pouco invasiva, essa abordagem se faz ainda mais necessária.

Então, se uma de suas prioridades é manter o cliente dentro da sua base, tente aplicar este modelo de comunicação.

2# Certifique-se que realmente se trata de uma cobrança

Já sofreu com problemas logísticos de entrega ou recebimento? Então, pode parecer algo bem distante, mas em algumas ocasiões, essas dificuldades acabam confundidas com uma cobrança.

Explicamos: Quando o produto não chega às mãos do comprador por problemas de logística, o mesmo não costuma pagar por ele. Porém, por uma falta de comunicação, o provedor do produto acha que tudo ocorreu bem e, por não ter recebido o valor, acredita que se trata de uma inadimplência.

Dessa forma, com a soma dos problemas de comunicação e logísticos, acontece um equívoco e entende-se aquele caso como um débito pendente.

Nesse caso, é necessário checar se realmente se trata de uma cobrança. Uma boa alternativa é a velha desculpa do ‘’ tive um problema no meu sistema, pode me confirmar se recebeu o [produto] na última [data do envio]?’’

Desta maneira, você consegue confirmar se, de fato, trata-se de uma cobrança ou de problemas de comunicação/logísticos.

3# Seja claro e direto

Não escreva grandes parágrafos no e-mail, isso ajuda sua mensagem de cobrança a ser mais legível.

O ideal é dividir sua mensagem completa em 4 tipos de parágrafo, dispondo as informações da seguinte maneira:

  • apresentação;
  • motivo do contato;
  • evidenciação dos fatos;
  • sugestão de data para acordo ou pagamento.

Dentro dessa estrutura, escreva no máximo uma linha e meia. Se puder evidenciar os fatos com imagens, como um print do Excel mesmo, é algo útil e ajuda na assimilação do conteúdo.

4# Ligue em momentos oportunos

Para reforçar a mensagem de cobrança, as ligações também tem um papel relevante.

Intercale emails e telefone para aumentar a efetividade. Um exemplo de cronograma para seguir é aguardar, em média, 2 dias após uma tentativa de contato.

Porém, você pode adequar o cronograma de acordo com as necessidades do seu setor de cobrança e empresa.

5# Se as primeiras tentativas não surtiram efeito, seja mais firme

Pelo que leu até aqui, não fique com a impressão de que uma comunicação mais formal ou firme está errada.

O ideal é que ela seja aplicada apenas nos momentos corretos, que é quando o inadimplente já tem total conhecimento da dívida e não tomou nenhuma atitude.

É de costume este tipo de abordagem após um mês da primeira notificação que enviou (em tom amigável).

Neste contexto, você pode ter um modelo pronto, apertando o botão no fim deste post.

Esse tipo de notificação necessita de um pouco mais de cuidado, então é preciso seguir o modelo mais a risca, como você poderá ver no material disponível para download.

Baixe um modelo de mensagens testado

Aqui aprendemos um pouco mais sobre como utilizar uma mensagem de cobrança de forma efetiva e o que ela deve conter para isso.

Quer um modelo pronto com diversos e-mails testados em nossa operação? Baixe gratuitamente no botão abaixo.

Baixar modelo de mensagens

E-mails prontos para entrar em contato com o seu inadimplente!
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on telegram
Share on email

Recomendações