[E-book] Guia da Cobrança Interna: Como tornar a da sua empresa eficiente

Cobrança interna nunca é algo fácil de se estruturar, mesmo que você tenha anos de experiência na área, os fatores para criar um modelo ideal variam muito.

Além disso, mesmo que sua equipe recupere os maiores débitos, os menores acabam se acumulando e criam uma verdadeira ‘’bola de neve’’.

Mas não se assuste. Neste post, você vai saber como otimizar sua cobrança interna nos mínimos detalhes.

Quer saber como fazer isso? Então continue a leitura!

Mapeie a situação do seu setor

Você gerencia um setor de cobrança ou financeiro? Quantas pessoas podem se dedicar inteira ou parcialmente nesta atividade? Quais suas maiores dificuldades para recuperar débitos?

Essas são algumas perguntas inicias que você deve ter em mente antes de iniciar o seu planejamento de cobrança.

Mapeie os principais processos que você possui hoje na sua cobrança. Parece besteira, mas ao analisar as etapas do processo, você terá uma nova perspectiva. Certamente, você terá insights sobre como tornar as atividades mais eficientes.

Armazene essas informações nesse primeiro momento, pois serão úteis no futuro. Por agora, vamos passar para o próximo tópico.

Utilize ferramentas de gestão entre os colaboradores

É uma dica bem simples, mas controlar as atividades do setor ajuda a melhorar os números da equipe. Em algumas empresas, funcionários diferentes costumam realizar tarefas semelhantes.

Transformar cada colaborador em um especialista nas atividades que desempenha, gera mais responsabilidade a cada um e  eleva o desempenho da equipe, já que cada um está concentrado em um determinado objetivo.

Para quem atua com cobrança, essa especialização é ainda mais importante, pois conhecer profundamente as técnicas de abordagem e o histórico de cada cliente, são quesitos bastante relevantes na obtenção de resultados.

Utilizar uma ferramenta para controle de tarefas, pode ajudá-lo nessa missão. Existem diversas opções no mercado, mas separamos algumas sugestões para você, que possuem versão grátis:

Porém, se você achar que precisa de um controle mais intensivo, existem opções como o RunRun.it ou o Pipefy , que tem ótimo custo-benefício.

Aqui você pode montar o seu planejamento de cobrança

Se organizou? Então está pronto para o próximo passo.

Crie metas e incentive o crescimento da equipe

Trabalhar na área de cobrança interna é um trabalho desgastante, em que é impossível mensurar o tempo necessário para finalizar uma negociação.

Com isso, é necessário que a(s) pessoa(s) encarregada(s) tenham uma mentalidade positiva e bastante persistência.

Se você conta com pessoas nesse perfil, ótimo. Caso contrário, você deve instruir seu time e motivá-lo para que tenham uma melhor performance.

E é agora que você pergunta ‘’como fazer isso?’’. Bem, essa questão será respondida na sequência.

Disponibilize materiais especializados

Sabemos que o setor financeiro/de cobrança interna sofre com a falta de mão de obra especializada. Logo, o melhor caminho se torna qualificar os funcionários já contratados, pois estes, tem a vantagem de conhecerem as rotinas da empresa.

Busque conteúdos de especialistas nas atividades que seus colaboradores precisam desempenhar. O ideal é enviar um material não muito longo para cada colaborador todos os dias. Com isso, você desperta interesse e torna o aprendizado uma prática recorrente.

Também existem cursos online por preços acessíveis e vídeo aulas gratuitas no Youtube.

Com o tempo, você poderá notar a evolução de cada membro do time.

Estimule a competição saudável

Sabemos que o ser humano é competitivo por natureza. Mas fique calmo. A ideia não é transformar seu departamento em um ringue de luta.

A ideia é que você estabeleça metas para atividades e premiações simbólicas para aqueles que as cumprirem com mais eficiência.

Claro, é preciso manter critérios justos, para que todos tenham a oportunidade de vencer, pois cada um tem um ritmo de trabalho e com certa facilidade para determinas tarefas, logo, é preciso respeitá-las.

Faça reuniões precisas e produtivas

Ninguém gosta de perder tempo produtivo em reuniões longas e sem um objetivo definido. Por isso, nossa recomendação é reservar 10 minutos no início do expediente, para alinhar com o time as expectativas para aquele dia.

Essa prática transmite energia para a equipe, além da sensação de que existe um líder confiável, a par das atividades de cada um.

O lendário CEO da Amazon, Jeff Bezos, criou para sua companhia um modelo que torna suas reuniões mais produtivas e que pode ser aplicado em qualquer empresa. Ao invés de cada um criar uma apresentação em slides, o responsável pela reunião cria um memorando que levanta os principais pontos e motivo do encontro.

Em seguida, as pessoas argumentam, por até 10 minutos, sobre o que ocorreu o que acharam dos assuntos. O tempo entre as pautas serve para aumentar a concisão das ideias e, caso alguém queira levantar algum ponto fora do escopo, deve fazer isso depois da reunião.

Dê feedbacks para sua equipe de cobrança interna

Isso não era um costume no mercado anos atrás, mas se tornou algo decisivo para manter e evoluir colaboradores.

O feedback é importante tanto para motivar os colaboradores quanto para que melhorem em pontos decisivos, que não necessariamente estão vendo.

Não estamos falando de broncas quando fazem algo errado, mas sim de uma opinião construtiva de como ele pode melhorar seu desempenho e como isso é importante para a carreira dele.

Contrate uma empresa especialista se achar necessário

A aplicação dessas dicas, certamente elevará seu setor a um patamar mais elevado em termos de qualidade, deixando seu trabalho em maior evidência.

Porém, se você acredita que isso não é suficiente para atender todas as suas demandas, terceirizar parte das atividades pode ser a melhor saída.

Procure por empresas dispostas a prestar um serviço personalizado, alinhado às suas necessidades.

No momento da escolha, fique atento com 4 pontos primordiais:

  • Experiência que a empresa tem na atividade de cobrança;
  • Infraestrutura para suas demandas;
  • Mecanismos de controle;
  • Como conduz o processo de negociação;

Tudo isso é muito importante para que você receba um serviço de qualidade, afinal de contas, é a relação com os seus clientes e seus débitos que estão em jogo.

Conclusão

Neste post, você aprendeu como melhorar cobrança interna para atingir resultados exponenciais. Essas alterações não precisam ser feitas de imediato, mas gradualmente para que o seu setor as absorva com o tempo.

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